A figura do administrador de estoques

6 minutos para ler

Pretendo colocar, neste artigo, uma situação em que irei generalizar uma forma de pensamento, mas, pelo que tenho visto em consultorias e treinamentos que desenvolvo, isso acontece em muitas empresas…

Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte situação colocada pela Gerência ou Diretoria: “Precisamos reduzir nossos níveis de estoque (ou inventários), portanto, vamos parar de comprar, pois o volume está alto demais…”. Nesse momento, quem faz administração do estoque tem um frio na barriga e logo pensa: “Como irei fazer isso, sendo que compramos e produzimos as principais matérias-primas e produtos acabados que tem rotatividade no limite do necessário todos os meses? As matérias-primas, por exemplo, estamos comprando e recebendo em cargas menores todos os dias (praticamente)?”

Nem sempre as matérias-primas foram compradas de acordo com o que o administrador de estoque solicitou, ou seja, somente o necessário, e também nem sempre a Produção realiza exatamente o que foi solicitado. A decisão do que comprar ”deveria” partir de quem administra os estoques, pois é quem executa esse trabalho, que sabe o que é necessário para a empresa operar, e não o departamento de Suprimentos, por ter negociado um desconto com o fornecedor e que por isso, em muitos casos, acaba comprando um lote grande que fica parado alguns meses no estoque. A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo planejamento e não trabalhar de acordo com o seu lote para facilitar a preparação de máquina.

Vejam que nessas situações quem acaba pagando o “pato” é quem cuida do estoque (que pode ser um Administrador de Materiais ou quem faz o Planejamento e Controle da Produção), ele é o culpado tanto do que sobra quanto do que falta. Vejam que nas situações discutidas irá sobrar material no estoque de matéria-prima e de produto acabado.

Então, o que é administrar materiais?

É a pior atividade dentro da empresa. Porque se falta matéria-prima ou produto acabado é “CULPA” do Administrador de materiais, se “SOBRA”, é porque o Administrador de materiais é um INCOMPETENTE, não sabe administrar…

Muito bem, de acordo com esse cenário, vemos que há uma situação que precisa ser resolvida. Por um lado temos a empresa com seus níveis de inventários altos e, por outro, sejamos realistas, na maioria das empresas quem faz a Administração dos Estoques tem autonomia para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para fazer os estoques chegarem aos níveis desejados pela companhia. A figura do Administrador de estoque é importantíssima, pois ele está preocupado em reduzir, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo, e não só por isso, mas por ser ele a pessoa mais consciente e esclarecida de toda a cadeia produtiva interna, além de saber onde estão os principais problemas e gargalos.

O Administrador de Materiais “deveria” analisar, gerenciar, controlar e decidir o que deve e o que não deve ser colocado em estoque, buscando atender os clientes no prazo combinado e os objetivos da organização com o mínimo de estoque e alto giro, sem interferências das áreas envolvidas direta ou indiretamente com os estoques, pois ele também sabe que para aumentar as “vendas” não é necessário aumentar os estoques e, mesmo se houver a redução do estoque, a empresa poderá perder vendas.

Se o Administrador não sabe administrar os estoques, então porque sempre temos esses problemas?

• Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos tenham dificuldade de entendimento, de comunicação e de ver as interfaces e as conexões com as responsabilidades de cada um;

• Produção produz: em lotes grandes e não comunica, não tem flexibilidade para produzir lotes menores, nem sempre conhece os seus custos;

• Suprimentos compra em grandes quantidades, muda de fornecedor, compra do fornecedor com menor preço e este, por sua vez, não tem um nível de serviço compatível com a necessidade da empresa;

• Fornecedor atrasa as entregas;

• Vendas não planeja e também não sabe o que vai vender e não passa nenhuma informação para a empresa;

• O “dono do estoque” não tem autonomia para:

  • Decidir o que comprar e como comprar.
  • Sobre os demais processos.

Vejam que as empresas precisam ter estoques para melhorar o atendimento aos clientes, e se proteger contra as incertezas do mercado, porém, se as empresas somente pensarem em se proteger, aumentarão os estoques. Quem sabe e tem consciência disso tudo é o Administrador de estoques, pois ele faz o acompanhamento diário de toda a gestão do processo produtivo.

Defendo a ideia de que o Administrador de materiais deveria ter mais autonomia para decidir sobre o que precisa ser feito. Fica fácil simplesmente fazer uma boa negociação sem se preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado e não ter responsabilidade por isso; produzir com lotes mínimos e não se preocupar em ser flexível e somente vender. Cada elo: Suprimentos precisa comprar bem e negociar com fornecedores entregas em lotes menores e, antes de tomar qualquer decisão, consultar a Administração de estoques; Produção precisa ser flexível e produzir em lotes menores e buscar formas de reduzir seus set-ups; e Vendas precisa informar o que irá vender e ser responsável por essas informações. Cada elo (suprimentos, produção e vendas) tem sua parcela no estoque e cada um precisa fazer sua parte para que o resultado do todo apareça, caso contrário, os resultados não aparecerão e sempre irão procurar um “culpado”.

O desempenho da Administração de materiais depende basicamente de vendas, suprimentos, produção, recebimento, distribuição, variedade de itens e, principalmente, do grande número de “boas” informações, para gerenciar os estoques, ou seja, o sucesso depende da sinergia de todos departamentos.

Crédito: Celso Luchezzi é graduado em Tecnologia Proc. Prod. – FATEC, Matemática – Uniban, MBA Logística Empresarial – FGV.


Leia mais
Leilão reverso: redução de custo sem afetar a qualidade exigida
O que é logística? 
Ideias para a logística de seus produtos 
Notícias de produtos
Cursos e Eventos 
Você também pode gostar

2 comentários em “A figura do administrador de estoques

  1. Desculpe a demora.
    Sim se atualizar é importante e também trocar informações com outros colegas de outras empresas procurando fazer o Benchmarking, para aprender com outras culturas de diferentes empresas.

    Atenciosamente
    Celso Luchezzi
    Professor e Consultor
    11 91378894 / 11 44363499
    http://www.luchezzi.com.br

    Força, fé, coragem, perseverança, amor e disciplina

Deixe uma resposta

-